条码技术在固定资产中的应用-以海洋设备和电厂物资管理为例

   当今信息时代,数据输入工作与人的活动有着密切关系,因此如何代替人的视觉和手工操作,在复杂的环境背景中准确、无误、迅速的提取所需要的信息并加以识别已成为人们普遍关心的问题。

   众所周知,固定资产是一个单位的重要物质基础,而保固定资产完好率先进的管理方式是基础、有效的管理段是关键。就当前的情况看,多数单位资产管理基本还传统管理方式和手段,资产管理的一系列工作流程由不岗位的工作人员负责,相互之间没有必然的连锁关系。由缺乏系统、规范性、资产信息统计不够及时、准确,所以产清查耗时、费力,账面和实物很难做到同步、相符。因此将条码技术引入资产设备管理,变数据信息分散采集手工录入方式为数据信息实时采集、自动入录方式,进而现资产设备生命周期全过程系统监管,是一切实可行的资产管理解决方案。

一、条码技术在海洋仪器设备管理中的应用

1、实施方案

  基于条码与网络技术,开发海洋仪器设备管理信息统,搭建资产信息共享平台,通过共享平台能够快速查询统计、评估资产状况,实现对固定资产生命周期的全程管。条码管理系统由5大功能模块组成,如图。

条码管理系统功能结构图

1.1 采购管理

资产采购(计划提交与审批)→验收、转资(资产转时附数码照片)→生成资产编码→制作资产条码→粘贴码。此后,资产转移、调拨时在调入单位形成新的资产编(制作条码—粘贴条码)。

1.2 日常管理

新增资产管理→资产借用→资产归还(借用时,首先网上查阅资产的技术状况和使用情况,当符合使用条件网上提交借用申请单,批准后到仓库领用,归还时网上注借用记录。)→资产报废管理(首先在网上提交申请,鉴时将申请报废的数据装入专用条码采集器,现场对需报资产进行区别,必要时可查看固定资产图片,防止张冠戴。同时可通过管理系统打印出符合实际需要的固定资报废清单。 

1.3 清查盘点

资产清查时首先从系统中提取资产信,(将资产明细数据下载到专用条码采集器中)。然后,在资产实物粘贴条码处用条码采集器扫描条码,相当于对资产实物进行点。应该指出这是一个关键环节,如此快速准确采集资产据,避免以往人工填写、查找资产名称、规格型号、出厂期等等,极大地提高清查效率。由此可以通过条码采集器速确定哪些资产还没有查到,继续清点。现场工作结束后将条码采集器采集的数据上传(装入)到资产管理系统中通过和管理系统的资产数据进行比对,确定哪些固定资盘亏。从而对清查结果进行处理,生成相关报表。

1.4 查询、报表

(1)在用状态查询包括:正常在用、闲置停用、出借赁、调拨转移、故障待修、以及资产本身属性(即转资时信息)、外观(有数码照片),并可以打印报表。

(2)分布状态查询包括:按照仪器设备的类别、使用所、使用部门、使用人等对固定资产进行统计查询以及资总量计算,并可以打印报表。

(3)闲置资产和重点资产查询:可在系统显示界面,置闲置资产、重点资产“按钮”,即可快速查看该单位的置资产、重点资产转资时的信息、现在的价值以及技术状(待报废、毁损、逾龄、完好)。

(4)流转历史档案查询:既可以根据资产的编码随时询该资产的流转历史档案。也可以从资产购置、转资、调转移直至报废处置等流转环节查询完整的历史记录。

1.5 系统管理

主要包括外部数据信息导入、导出,系统密码、权限置;部门库、人员库、标签等基础资料的管理以及系统据备份与恢复等工作。

2、软硬件设备介绍

2.1　条形码技术应用

在产条码资产管理系统中,每项资产都有一张唯一资产条码标签和该项固定资产的图片,用于各种资产管操作和直观识别。资产标签只有企业资产管理部门有权放,保证标签数量和内容准确性。通常使用一维128条码。

2.2　网络技术

网络化泛指信息、通信、计算机等技术的集成以及和络的互联,它是共享信息传播载体。信息管理系统基于一计算机网络,将各子系统集成在一个平台上,并通过内部域网形成信息资源共享。

2.3　数码成像技利用数码成像技术

通过数码相机将固定资产拍成码照片,通过专用软件把其导入数据库,建立资产数码图数据库。图片库为固定资产及所属附件,提供其形态的查浏览。

2.4　自动识别技术

    利用物品上的条形码作为信息源,通过自动识别设——便携式数据采集器设备(也叫手持终端,它是集激光描、汉字显示、数据采集、数据处理、数据通讯等功能于体的高科技产品。)实现电脑技术与条形码技术完美的合。手持终端兼具了掌上电脑、条码扫描器的功能。硬件具有计算机设备的基本配置:CPU、内存、依靠电池供电各种外设接口;软件上具有计算机运行的基本要求:操作统。

2.5　条码标签制作技术

    条码标签制作技术包括条码编码和条码印刷两部分容。条码编码要完成诸如条码密度的确定、字符集字符的数、印刷允许误差、识别标志的设计等;条码印刷由制作形码标签的专用打印设备——条码标签打印机完成。条机特点是打印速度快,打印材料种类多,并可外接切刀等行功能扩展。条码机采用传统的打印方式——热敏型和转印型等打印方式,一般需要使用专用的标签和色带。目前常用的条码标签打印机品牌有Intermec、TEC条码机、GODEX、ZEBRA等条码打印机。

   条码机适合用在批量打印或者即用即打签的地方,别是短时间内大量打印。专用的条码机可打印特殊标签PVC材料、防水材料,不干胶标签、PET标签、吊牌、洗布等。用防水材料制作的条码标签特别适合于使用环恶劣的海洋仪器设备标识。

二、条码技术在电厂物资管理中的应用

    条码技术和计算机技术的完美结合应用于电物资管理是电厂物资现代化管理取得成功的基础。电厂的备品备件的库存量是非常巨大的,在统的管理模式下进行入库、出库、查库等工作时管理人员不得不手持账本或凭借记忆在库房内进查询,效率低下且失误率高,造成这种局面的主原因:一是传统方式无法快速检索出所需设备的息;二是设备库存信息更新不能及时与现场工作步,数据库中信息往往与实际情况有误差,容易成工作失误。

    而条码技术的应用完美地解决了第1个主问题。库房管理人员用手持式的数据采集器,通过描货位上的条码可以立即查明在该货位上的所有备信息,在查询这一环节上真正做到了快速、确,相比较凭借传统的账本或记忆进行查询,其率无疑提高了十几倍,库管人员只需将显示的数与实物进行对比、修改、删除等操作,就可以及完成数据更新的工作,因为可以说条码技术的应也给解决第2个主要问题创造了条件。

1、条码的选择和制作

   该系统的条码编制是与库房位置一一对应的即1个条码对应1个库存位置,而不是象超市样,1个条码对应1种商品,这种编制原则是根电厂习惯的管理模式进行考虑的,在这里就不述了。

   该系统的条码是按照如下规则进行编制的。a条码由9位数字组成。b各个位数分别代表不同的货位信息,104110203这个条码,其中:“104110203”代货位性质,1代表密封保温库,2代表危险品库,代表露天堆场;“104110203”代表1级货位编号04在这里表示4号密封保温库;“104110203”表2级货位编号,11在这里表示11号货架“104110203”代表3级货位编号,02在这里表第2层;“104110203”代表4级货位编号,03这里表示3号位;这样104110203的意思就是4密封库11货架2层3位,再例如110230301就代表10号密封库23货架3层1位。

2、系统实施的软硬件设备