条码技术在固定资产管理中的应用-以医院固定资产管理为例

   为了加强资产管理，提高内部管理水平，为企业管理者提供更科学的决策依据，越来越多的单位引入条码技术对固定资产实施条码管理(固定资产管理是企事业单位日常管理的重要组成部分，是保障各项工作顺利开展的重要物质基础。如何对不断增加的固定资产和设备加强管理，是我国机关和企事业单位面临的重要问题。由于盘点工作量大，信息反映不及时，经常导致资产重复购置，使企业成本大幅增加，影响企业效益。)。目前条码技术已经在零售、物流、制造等行业得到广泛应用。条码技术可以帮助机关和企事业实现对资产的信息化管理，解决资产管理中经常出现的实物与账务账目不符的情况，减少管理中对固定资产管理存在的盲区，使领导坐在办公室里就能了解企业所有资产的全面情况。

1.固定资产管理中存在的问题

我国固定资产管理主要存在以下问题：

一是固定资产具有数量大、种类多、价值高、使用周期长、使用地点分散等特点，管理难度大。

二是很多单位目前仍然依赖手工记账的管理方式，由于管理单据众多、盘点工作繁重，需占用大量的人力物力，而且固定资产的历史操作和资产统计工作异常困难，导致资产流失和资产重复购置，使单位成本大幅增加。

三是存在账、卡、物不相符合，难于满足现代管理的需要，由于缺乏有效的资产实物的日常管理手段，即使单位花大力气进行了资产清查，没多久，账实不符的情况又会重新出现，因此，必须有一套有效的管理手段对实物进行管理。四是固定资产缺乏中间跟踪管理，没有固定资产的历史记录，如安装、移动、调拨、报废、维修等。

2.条码技术及其优点是什么

    条码是由一组按一定编码规则排列的条、空符号，用以表示一定的字符、数字及符号组成的信息。条码技术最早产生在二十年代，是在计算机的应用实践中产生和发展起来的一种自动识别技术，是为实现对信息的自动扫描而设计的。

    条码是迄今为止最经济、实用的一种自动识别技术。条码技术具有以下几个方面的优点：

第一，制作简单。条码标签易于制作，对印刷技术设备和材料无特殊要求，扫描操作简单易行。

第二，可靠准确。有资料可查键盘输入平均每300个字符一个错误，而条码输入平均每15000个字符一个错误。如果加上校验位出错率是千万分之一。

第三，信息采集速度快。普通计算机的键盘录入速度是200字符/分钟，而利用条码扫描录入信息的速度是键盘录入的20倍。

第四，采集信息量大。利用条码扫描，依次可以采集几十位字符的信息，而且可以通过选择不同码制的条码增加字符密度，使采集的信息量成倍增加。

第五，灵活、实用。条码符号作为一种识别手段可以单独使用，也可以和有关设备组成识别系统实现自动化识别，还可和其他控制设备联系起来实现整个系统的自动化管理。同时，在没有自动识别设备时，也可实现手工键盘输入。

第六，自由度大。识别装置与条码标签相对位置的自由度要比光学字符识别（OCR）大得多。条码通常只在一维方向上表示信息，而同一条码符号上所表示的信息是连续的，这样即使是标签上的条码符号在条的方向上有部分残缺，仍可以从正常部分识读正确的信息。

第七，设备结构简单、成本低。条码符号识别设备的结构简单，操作容易，无需专门训练。与其他自动化识别技术相比较，推广应用条码技术，所需费用较低。

3.固定资产管理为什么要引入条码技术

    由于固定资产使用地点分散的特点，即使在管理系统的支持下，固定资产标签的制定、填写或打印、粘贴、资产状态的跟踪，盘点等工作的性质和工作量并没有得到良好的改变和改进，固定资产管理依然是手工和计算机管理相结合。因此，需要引入条码来有效解决固定资产数据分散采集输入的瓶颈难题，这样才能将固定资产管理系统的功能最大化地发挥出来。

4.如何把条码技术引入固定资产管理

    把条码技术引入到固定资产管理的方法非常简便。具体程序是：

    1）、打印固定资产条码标签。

    取消手工书写或普通打印机打印的固定资产标签。在原有固定资产编码的基础上，用条码符号把固定资产编号表现出来，使用专用的条码打印机打印出特殊介质的固定资产标签。专业的条码打印机可以打印PET、PVC等薄膜类特殊介质，因此可以选用防水、防油污、防撕裂的PET标签纸，保证固定资产标签长期保存和清晰。

    2）、将带有条码信息的标签粘贴在固定资产上。

    3）、使用带有条码扫描功能的手持数据终端进行固定资产现场管理。

    固定资产分布在企业的各个部门和场所，进行固定资产的跟踪和盘点必须到每个现场进行数据的采集和录入。此时给固定资产管理员配备带有条码扫描功能的手持数据终端，可以进行现场的数据采集、信息录入包括状态的改变，使用部门的改变和其他备注信息。同时在现场也可查询相关信息，在此之前会将系统中的有关数据下载到手持终端中。

    4）、数据的上传与同步。

    将现场采集的数据上传到固定资产管理系统中，自动更新系统中的数据。同时也可以将系统中更新以后的数据下载到手持终端中，以便在现场进行查询和调用。

5.条码技术在医院固定资产管理中的应用

（1）条码系统优化固定资产管理流程，解决财务管理问题

条码管理是在固定资产引入时贴上条码，再对固定资产的名称、规格型号、价值、入账时间等各类信息进行采集，将每一个设备的具体信息存入条码。然后在固定资产管理部门、财务部门、使用科室等管理环节上分别安装统一的条码管理识别系统，其中资产管理部门可设置不同部门对固定资产的使用、查询权限。以后不管该设备因工作需要转移到什么地方，都方便进行设备的追溯，及时的进行财务核算和管理，从而解决人工管理财务不清的问题。

（2）条码系统通过对固定资产的全程跟踪，解决人工管理混乱问题

应用条码系统，固定资产的整个过程的具体情况等信息都会在其条码中被记录下来，并可随时生成关于固定资产的报表或数据，从而对固定资产的流向、使用、磨损、折旧等进行动态全过程的跟踪，而且条码系统对所有固定资产按照其状态进行分类，大大提高了管理和使用效率。

（3）条码系统通过手持设备进行盘点，提高盘点效率

条码系统提供的手持设备，可实现对任何固定资产的随时查询。因而固定资产的盘点工作只需要在系统中首先进行设备的自查，而后应用手持终端扫描条码对设备的状态进行确认，通过复核后，便可实现对资产的财务状况、使用情况、盘亏盘盈的清茶，错误率大大降低，极大提高了盘点效率。

6.条码技术在固定资产管理中的发展趋势

未来条码技术在固定资产管理中必将发挥更加重要的作用，从财务管理、管理流程等方面实施系统化管理，资产管理工作可建立在全面、可靠、高效的信息化系统之上，依据信息技术提供信息和数据进行决策的制定，实现管理的高效率、高水平、高准确率。